Условия за организатори

Страни и предмет

Страни са Севт Груп ЕООД, ЕИК 204548633, ул. „Дунав“ 88, 1202 София („Prospero“), и организаторът: фирма или друга организация, която ползва Prospero за свои събития.

Предметът е достъп до Prospero за събитията на организатора: профили и списък на участниците, лични съобщения, покани по имейл, програма, въпроси и анкети в залата, екран и модерация, износ на данни. Условията важат за всеки план и за събитията, които Prospero създава за организатора. Подписан договор или приета оферта имат предимство пред тях.

Сключване

Договорът се сключва с отметката „Приемам условията за организатори“ при създаването на първото събитие или с подписан договор или приета оферта. Който приема, потвърждава, че може да задължава организатора и че организаторът ползва Prospero в търговската или професионалната си дейност.

Цена и плащане

Цената е за събитие, според плана на prospero.bg/za-organizatori или според офертата. Цените на сайта са крайни, с включен ДДС; цената в оферта също е с ДДС, освен ако в нея пише друго. Плаща се по банков път срещу фактура, в срока в нея.

Задължения на организатора

• Качва в Prospero само данни, за които има законно основание, и казва на участниците, че събитието ползва Prospero, кой вижда профила им и как да се свържат с него. Prospero помага с текст за това.
• Не качва данни за здраве, вяра, политически възгледи и други особени категории, нито данни на деца.
• Държи данните точни и поправя грешките, щом разбере.
• Отговаря за съдържанието на събитието си: програмата, текстовете, поканите и хората, които добавя в екипа.
• Пази в тайна линковете за модератора и екрана, ПИН-овете и достъпа до панела.
• Препраща на Prospero молбите на участници, които засягат системата, и му казва, ако участник поиска изтриване.

Задължения на Prospero

• Дава достъп до Prospero за събитията на организатора, по плана или офертата.
• Отговаря на въпроси на info@prospero.bg в работно време, а в деня на събитието по уговорка.
• Предупреждава предварително, когато може, за планирана поддръжка.
• Пази данните по договора за обработка по-долу.

Prospero полага грижа да работи без прекъсване, но не гарантира определена наличност, ако тя не е записана в офертата.

Права върху съдържанието

Prospero, кодът и дизайнът му са на Севт Груп ЕООД. Логото, програмата и текстовете на организатора остават негови; той позволява на Prospero да ги показва дотолкова, доколкото е нужно за събитието. Prospero споменава организатора като клиент само с негово съгласие.

Отговорност

Всяка страна отговаря за вредите, които е причинила с неизпълнение. Отговорността на Prospero е до размера на платеното за съответното събитие и не включва пропуснати ползи и косвени вреди. Ограничението не важи при умисъл и груба небрежност, нито там, където законът не го позволява.

Срок и прекратяване

Договорът важи, докато организаторът има събития в Prospero и данните им не са изтрити. Всяка страна може да го прекрати с 14 дни писмено предизвестие, а при съществено нарушение, което не е поправено в 7 дни след покана, и веднага. Платеното за проведено събитие не се връща. При прекратяване важи т. 16.

Право и спорове

Важи българското право. Спорове, които не се решат с разговор, се решават от компетентния съд в София.

Договор за обработка на данни: роли и предмет

Точки 10 до 16 са договорът по чл. 28, ал. 3 от Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR) и са неделима част от тези условия.

• Организаторът е администратор на личните данни на участниците в своите събития.
• Prospero е обработващ: обработва ги от името на организатора и само за да му предоставя Prospero.

Извън този договор Prospero е самостоятелен администратор за акаунтите на хората от първото им влизане нататък, за входа (пароли, кодове и линкове за вход) и за дневниците за сигурност, включително IP адресите. Акаунтът на участник, който още не е влизал, е част от данните по този договор. За данните извън договора важи политиката за поверителност.

Обработването е: съхранение на данните, показването им на участниците и екипа според настройките на събитието, изпращане на писма, предаване на съобщения, въпроси и анкети в залата, износ за организатора. Трае, докато организаторът ползва Prospero за събитието, и до изтриването по т. 16.

Какви данни и за кого

Засегнати лица: участниците (делегати, лектори, спонсори, гости с покана), хората от екипа на организатора, гостите в залата.

Видове данни:

• за идентификация и връзка: име, имейл, телефон;
• професионални: компания, длъжност, град, сайт, LinkedIn, описание, снимка;
• за участието: вид участник, тагове, покани, влизания, потвърждаване, бележки на организатора;
• съобщения, въпроси, гласове в анкети, запазени контакти, блокирания и сигнали;
• за писмата: до кого, кога и дали е стигнало.

Особени категории данни (чл. 9 GDPR) не се обработват.

Указания и поверителност

Prospero обработва данните само по документирани указания на организатора: тези условия, настройките, които той прави в панела, и писмените му указания по имейл. Изключение е, ако законът задължава Prospero да ги обработи; тогава го уведомява предварително, освен ако законът забранява. Ако смята, че указание нарушава закона, Prospero веднага казва на организатора.

Хората на Prospero с достъп до данните са задължени да ги пазят в тайна.

Подизпълнители

Организаторът дава общо разрешение Prospero да ползва подизпълнители. Сега те са:

• Hetzner Online GmbH, Германия: сървърите и базата данни;
• НС 1 АД, България: пощенският сървър, през който тръгват писмата.

За нов или сменен подизпълнител Prospero уведомява организатора по имейл поне 14 дни предварително. Организаторът може да възрази; ако не се разберат, може да прекрати договора без неустойка. Prospero налага на подизпълнителите същите задължения за защита на данните и отговаря за тях.

Данни не се изнасят извън Европейското икономическо пространство без предварително писмено съгласие на организатора и гаранции по глава V от GDPR.

Съдействие и нарушения на сигурността

• Prospero помага на организатора да отговаря на молби на участници за достъп, поправка, изтриване, ограничаване, възражение и преносимост. Молба, получена направо от участник, препраща до 5 работни дни.
• Помага при оценка на въздействието, при консултация с надзорния орган и при задълженията по чл. 32 до 36 GDPR, доколкото това зависи от Prospero.
• При нарушение на сигурността на данните Prospero уведомява организатора без излишно забавяне и до 48 часа, след като е разбрал. Казва какво е станало, кои данни и колко души са засегнати, какви могат да са последиците и какво е предприето. Каквото още не е известно, го дава после, на части.

Мерки за сигурност

• Сървъри в Германия; базата данни не се вижда от интернет.
• Криптирана връзка (HTTPS) навсякъде.
• Пароли и кодове за вход само в необратим вид; паролата на пощата е криптирана в базата.
• Достъп по роли: организаторът вижда само своите събития, модераторът и лекторът само своята част, участникът само каквото другите участници виждат.
• Ограничения на опитите за вход и на новите разговори; дневник на важните действия.
• Защитна стена на сървъра, автоматично блокиране на налучкващи адреси и автоматични обновления за сигурност.
• Организаторът не вижда съдържанието на личните съобщения.

Prospero преглежда мерките и ги подобрява, когато рисковете се променят.

Изтриване, връщане и проверки

Организаторът може да изнесе участниците, въпросите и анкетите от панела по всяко време. Когато услугата за събитието приключи, по избор на организатора Prospero му връща личните данни в машинно четим вид или ги изтрива, заедно с копията.

За съдържанието на личните съобщения организаторът избира още сега, с приемането на тези условия: изтриване, без връщане. Така участниците могат да пишат с уверението, че той не ги чете, а организаторът не поема съхранението на чужда кореспонденция. Ако иска да промени този избор, той важи само за съобщения, изпратени след като участниците са уведомени за промяната. Изборът не ограничава съдействието по т. 14 при молба на участник, без съдържанието да се показва на организатора, освен ако това е необходимо и законно.

Ако организаторът не избере друго, Prospero изтрива или анонимизира данните на събитието до 12 месеца след края му, а при писмено искане и по-рано, до 30 дни от искането, освен ако законът изисква да се пазят.

Prospero дава на организатора информацията, нужна да докаже, че договорът се спазва. Организаторът може да провери това сам или чрез одитор, обвързан с поверителност, с 30 дни предизвестие, до веднъж годишно и за своя сметка, а след нарушение на сигурността и извън този ред.